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西北民族大学档案管理办法

发布时间:Tue Apr 22 16:08:20 CST 2014    点击率:556    文章来源:

第一条  为了加强学校档案管理工作,提高管理水平,充分发挥档案在教学、科研、管理和服务工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》,结合我校工作实际,制定本办法。

第二条  学校档案是指在教学、科研、党政管理和其它各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像、电子等不同形式载体的文件材料。

第三条  学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶,是各项工作的真实记录,是重要的信息资源和历史凭证,是党和国家的宝贵财富,必须实行集中统一管理,严格执行部门整理归档制度,以确保档案的完整、准确、系统和安全。

第四条  学校档案工作是国家档案工作的重要组成部分,是反映和衡量学校各项工作的重要标志,是学校工作的历史见证,是做好各项工作的基础。学校各部门必须加强档案工作的领导和管理。要把文件材料的形成、积累、整理、归档工作列入各部门的工作制度并落实到有关人员的岗位职责之中。做到“三纳入”、“四同步”管理,即:纳入学校规划和计划、纳入学校管理制度、纳入学校有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作时,同步布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章  管理体制

第五条  学校档案馆具有档案行政管理和档案业务管理与服务的双层职能,统一负责全校档案工作的管理。其主要任务是:

(一)贯彻执行国家关于档案工作的法规、政策。规划全校档案工作,制定本校档案工作管理制度和实施细则。

(二)对全校各部门的档案工作进行监督、指导、检查,组织全校各部门兼职档案员的业务学习和培训。

(三)负责收集、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料,负责编制档案检索工具和参考资料,积极提供档案信息,提高档案的利用率,为学校和社会服务。

(四)执行保密制度,确保档案载体及信息的安全。

(五)积极开展档案学术研究和交流活动。

(六)开展档案重要性的宣传教育工作,不断增强师生员工的档案意识。

第六条  学校明确一位校领导分管档案工作。各部、处、室、院、所等单位须有一位负责人分管档案工作,并确定本部门的兼职档案员,明确其职责。各级领导要保证本部门兼职档案员的工作时间和条件,经常督促和检查他们的工作。

第七条  为便于档案的保管和利用,可在各院、所实行二级档案管理,将应当归档但达不到校档案馆馆藏档案标准的各类材料,由本单位分类进行保管。

各院、所的二级档案管理要接受学校档案馆的监督和检查。

第三章  档案的管理

第八条  全校各部门必须依照《中华人民共和国档案法》等法律法规,确保每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。实行纸质档案和电子档案双轨归档的管理制度。

第九条  学校组织基建工程、科学技术研究、重要设备采购等项目验收、鉴定前,应由档案馆会同业务主管部门对项目进行档案验收。未经档案验收或者验收不合格的,不得安排工程竣工、课题结题的验收、鉴定工作和报(评)奖。

第十条  学校各部门在教学、科研、党政管理等活动或个人职务活动中形成的材料,由各部门按照档案馆制定的西北民族大学各类档案立卷归档工作细则等有关规定收集、整理,及时向档案馆移交。档案馆应指导各部门的档案整理归档工作。

列入归档范围的档案,任何人不得以任何借口拒绝归档或据为己有。

第十一条  对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料,档案馆通过征集、代管等多种形式进行管理。对于捐赠档案的个人,学校予以奖励。

第十二条  档案馆必须制定严格的安全管理制度和查、借阅利用登记制度,消除安全隐患,保证馆藏档案实体和信息的安全,防止档案散失和涉密档案发生泄密事件。

第十三条  档案馆必须采用现代化先进技术设备,防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已破损或字迹褪色的档案,应及时修复或复制。

第十四条  档案馆应做好档案的鉴定工作,确保档案的价值鉴定准确科学。对保管期限已满、失去保存价值的档案,要严格履行鉴定手续,经有关部门和学校领导同意并报国家民委批准后予以销毁。严禁销毁未经鉴定和批准的档案。

第四章  档案的利用

第十五条  档案馆应立足馆藏,科学分析各部门和师生员工的档案利用需求,加强档案信息的整合开发,开展主动服务,充分发挥档案的凭证价值和信息价值,做好领导和有关部门的参谋和助手,为学校教学、科研、党政管理等各项工作提供档案服务。

第十六条  档案馆必须依据有关业务规范,编制配套的检索和参考工具,如档案馆指南、全宗介绍、专题目录、分类目录、案卷目录、归档文件目录等,为档案的利用创造条件、提供方便。

第十七条  为适应社会发展需求,档案馆应积极建立各类专题数据库,提供现代化的档案信息检索途径,通过数字化的手段最大限度地发挥档案的作用,共享信息资源。

第十八条  档案馆是学校出具档案证明的唯一合法部门。针对社会各方的合法诉求,以原始档案为依据出具档案证明。校外单位和个人利用本馆馆藏档案时,按照有关规定收取相关费用。

第十九条  对于重要珍贵档案,档案馆一般不提供原件。如有特殊需要,须经档案部门领导同意,提供加盖档案部门业务专用章的档案复制件,该复制件具有与原件同等的效力。

第二十条  所有利用档案者,必须按照规定办理相关手续,并填写《档案利用效果登记表》。对借阅的档案要定期催还。借阅者不得泄密;不准涂改、抽页;不得转借。

第五章  考核、奖励和处罚

第二十一条  学校建立档案工作检查和考核评估制度,对档案工作成绩出色的部门和优秀的档案工作人员(专职或兼职)给予表扬和奖励。

(一)有下列条件之一的部门和个人,由学校给予表彰与奖励:

1. 对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;

2. 对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

3. 对档案学研究和档案史料研究做出显著成绩的;

4. 将重要的档案或珍贵的档案捐献给学校档案馆的;

5. 同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

(二)有下列行为之一的,由学校档案部门责令限期改正,或者报请学校处理;情节严重的,由学校报请地方档案行政管理部门对直接责任人给予处罚:

1. 损毁、丢失档案的;

2. 违反保密规定,擅自提供、抄录、公布、销毁档案的;

3. 涂改、伪造档案的;

4. 擅自出卖、赠送、交换档案的;

5. 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的;

6. 不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的;

7. 玩忽职守,明知所保存的档案面临危险而不采取措施,造成档案损失的。

第六章  附则

第二十二条  本办法由西北民族大学档案馆负责解释。

第二十三条  本办法自公布之日起实施。1992年11月13日印发的民院办字[1992]27号《关于印发<西北民 族学院档案管理办法>等制度的通知》文件同时废止。

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