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西北民族大学电子档案管理办法(暂行)

发布时间:Tue Apr 22 11:02:55 CST 2014    点击率:537    文章来源:

 

为适应西北民族大学信息化、数字化校园建设的需要,规范档案工作中电子文件的归档与管理工作,维护电子文件的真实性、完整性和有效性,确保电子文档的安全,充分发挥电子文档的凭据参考作用,根据国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》和有关法律法规,特制定本办法。

一、基本术语解释

(一)电子文件:是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。

(二)归档电子文件:是指具有参考和利用价值并作为档案保管的电子文件。

(三)逻辑归档:指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

(四)物理归档:指把电子文件从原来的系统中提取出来,以集中管理的方式保存到新的可脱机保存的存储设备或数字载体上,向档案部门移交档案的过程。

(五)真实性:指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后,确认其与形成的原始状况一致,需经技术鉴定后进行确认。

(六)完整性:指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损,需采用技术方法进行核对。

(七)有效性:指电子文件应具备的内容可读性、信息可被利用的特性,包括信息的可识别性、存储载体的可靠性、完好性及兼容性等。

(八)背景信息:指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

(九)元数据:指描述电子文件信息属性的数据,包括文件的格式、形成时间、责任者、编排结构、应用程序(文件处理软件、字处理和图形处理工具等)以及字符集等基础数据。

二、管理职责和要求

(一)根据《中华人民共和国档案法》的相关规定,学校各单位要明确电子文件归档管理工作的分管领导,协调解决实际问题。

(二)电子文件的形成、处理、收集、整理、归档等工作,由电子文件形成单位负责,由本单位将电子文件的整理归档工作纳入兼职档案员的岗位职责,以确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

各单位的兼职档案员,负责开展电子文件的收集、整理、归档和移交等工作。

(三)学校档案馆负责对已归档电子文件的日常管理、监督、指导、检查和开发利用等工作,并对电子文件的形成、处理、归档及电子文件档案的保管与利用实行全过程监控与管理。

(四)归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要配备业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案;同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统,保证归档电子文件的有效识读;并要配备安装电子文档管理系统软件,管理归档的电子档案。专、兼职档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能,利用归档的电子文件,积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

三、电子文件的收集

(一)收集的电子文件类型

1.电子文件稿本类

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

(1)草稿电子文件(代码为:M):电子文件形成过程中的起草稿件,对于特别重要需要保存起草过程的文件的历次草稿若需要保存时,每一稿应以不同标识加以识别。

(2)定稿电子文件(代码为:U):用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件,记录了文件的最后修改结果,有重要凭证价值,收集时需落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

(3)正式电子文件(代码为:F):将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕,以正式文件文号加以标识。正式电子文件须能行使其文件职能。

电子文件稿本类主要收集定稿和正式版本的电子文件以及特别重要文件的草稿电子文件,其他草稿由建档单位视情况自行决定是否保存。

2.电子文件信息类

要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链接文件、程序文件和数据库文件。

(1)文本文件(代码为:T):指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT、PDF为通用格式,归档后档案馆要全部用软件转为PDF格式保存,以确保电子文件的真实性,且不可改动。

(2)图像文件(代码为:I):指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。对用扫描仪等设备获得的采用非通用格式的图像电子文件,收集时应将其转换为通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

(3)图形文件(代码为:G):指采用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件,归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题,不要遗漏相关软件及各种数据信息。对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

(4)影像文件(代码为:V):指用数码摄像机、视频采集卡等视频设备获得的动态图像文件。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件,应同时收集其非通用格式的相关软件。要归档的视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

(5)声音文件(代码为:A):指用音频设备获得并经计算机处理的文件,归档时应注意收集其属性标识和相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

(6)超媒体链接文件(代码为:O):指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

(7)数据库文件(代码为:D):指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。数据库文件以DBF、XLS文件为通用格式。

(8)计算机程序(代码为:P):指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

对用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,收集时连同专用软件一并收集归档。

3.电子文件载体类

存储电子文件的主要载体有光盘(代码为:GP)、录像带(代码为:LXD)、磁带(代码为:CD)、磁盘(代码为:CP)等类型。

(二)电子文件收集方法和要求:

电子文件形成单位应对具有查考利用价值的电子文件定期制作文件备份,并及时刻录到光盘上脱机保存。光盘、录像带上要用汉字标明文件名称、类别、软件信息及形成时间,放入专用装具内妥善保管。采用物理归档方式移交到档案馆后的电子文件,原文件仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。

四、电子文件的归档

(一)电子文件归档范围

1. 文本文件类

(1)党政管理类纸质档案归档范围中形成的电子文件

①党委办公室、校长办公室集中形成的属党政档案归档范围的所有电子文件。

②各单位形成的属党政档案归档范围的电子文件:

A. 各种规章、制度、办法,发展规划、计划,工作总结、工作报告或请示等电子文件。

B. 干部任免、职务评审、人员招聘、离退休审批、人员调进调出、离职、派出或报到上岗等活动中形成的有关电子文件。

C. 各种奖励、处分、表彰、荣誉证发放、通报、刑事判决等方面的电子文件。

D. 党代会、教代会、工代会、团代会、区人代会选举、统一战线及全校性各种重要工作会议、学术会议上印发的文件、领导人讲话稿、会议代表名册、会议日程、会议总结、会议纪要或简报等有关电子文件。

E. 机构设置、机构或人员调整、印章启用通知等方面的电子文件。

F. 编印成册的校史、年鉴、大事记及史料集;各种集锦、荟萃;各种资料汇编、成果汇编、制度汇编;各种通讯、简报、调研报告、分析汇总材料等电子文件。

G. 各种登记表、统计表、申请表、审批表;各种名册、名单;年、月报表、年检等表格式电子文件。

H. 学籍、学历、学位管理与继续教育方面形成的电子文件。

I.学校或各单位承办的重大活动中形成的一系列材料。如招生、本科评优;学科或实验室评估;工程招标或竣工验收;财务、物价、税收、安全、卫生大检查;行业达标定级;校庆、院庆活动;校运动会、学生社会实践、专项比赛及职工诞辰庆祝会或追悼会等活动中形成的有归档保存价值的电子文件。

J. 各种合同、协议、合作或协作文件等电子文件。

(2)教学类纸质档案归档范围中形成的电子文件 

① 本校教师编写的各种教材、专著、译著、字词典、教学计划、教学大纲、试题、典型教案、辅导材料、实验或实习指导书等电子版。

② 本科、硕士、博士毕业生论文及在校期间发表论文电子版。

③ 教师自己制作的有保存价值的教学演示文稿,包括PPT文件或Flash文件等。

(3)科研类纸质档案归档范围中形成的电子文件

① 教师承担的科研课题或项目的申请书、课题进展年度报告、结题报告、技术报告、技术手册、产权登记表等电子版。

② 上报成果的内容简介、正式发表的论文、正式出版专著的电子版。

③ 获省部级(含省部级)以上科研奖状、证书的彩色扫描图片文件。

(4)出版物类纸质档案归档范围中形成的电子文件

①本校各单位创办并正式出版发行刊物和正式出版书籍的电子版

②西北民族大学学报编辑部出版刊物和《西北民族大学报》的电子版。

(5)教师基本情况简介及成果信息综录等电子版。

(6)各单位产生的其他有归档保存价值的电子文件。

2. 数据库文件类

(1)全校教职工工资数据库、会计凭证数据库、各单位经费使用情况数据库形成的通用格式数据文件。

(2)全校教职工人事档案信息数据库、教师成果信息数据库形成的通用格式数据文件。

(3)全校本(专)科生、硕士、博士、博士后、留学生、成教生、自考生以及中专生招生录取的学生基本信息数据库、学生入学考试成绩数据库形成的通用格式数据文件和新生电子照。

(4)本(专)科生、硕士、博士、留学生、成教生、自考生以及中专生在校期间学籍数据库、学习成绩数据库、奖助学金数据库形成的通用格式数据文件。

(5)本(专)科、硕士、博士毕业生就业信息数据库形成的通用格式数据文件和电子毕业照。

(6)硕士、博士学位数据库、导师基本信息数据库形成的通用格式数据文件。

(7)全校仪器设备管理信息库、贵重仪器使用情况评价值数据库、实验项目数据库、实验室人员数据库形成的通用格式数据文件。

(8)获奖科研成果数据库、通过鉴定科研成果数据库、专利数据库、学术论文数据库、科研机构和人员数据库、在研项目数据库、各种科研基金科技合同数据库形成的通用格式数据文件。

(9)本校人员出国、出境数据库、国际会议数据库、聘请外国专家数据库、授予外籍专家名誉称号数据库、国际合作交流情况数据库、外宾接待情况数据库形成的通用格式数据文件。

(10)房产管理数据库、教职工住房情况数据库形成的通用格式数据文件。

(11)校内各单位出版的书目数据库、《西北民族大学学报》(哲学社会科学版、自然科学版、藏文版、蒙文版)、《西北民族研究》、《西北民族大学报》刊登论文的数据库形成的通用格式数据文件。

(12)基建预决算管理信息数据库形成的通用格式数据文件。

(13)各学院建立的师资信息、学术成果信息、校友信息等数据库形成的通用格式数据文件。

(14)校友信息数据库形成的通用格式数据文件。

(15)全校接受捐赠数据库形成的通用格式数据文件。

(16)档案馆建立的各类档案目录信息数据库、全文数据库、多媒体档案等数据库形成的通用格式数据文件。

(17)全校党、团员信息数据库形成的通用格式数据文件。

(18)其他有归档保存价值的数据库数据文件。

3.多媒体类

(1)新闻中心摄录的并已数字化的全校重大活动录像及校内新闻光盘、录像带。

(2)各单位形成的有保存价值的已数字化的录音、录像光盘、录像带。

(3)各单位制作的教学用多媒体课件。

(4)各单位制作的有保存价值的宣传用多媒体演示系统、文稿等,如数字化博物馆介绍光盘,各种人物事迹、专题事件或教学科研成果介绍等多媒体演示系统。

4. 网页类

学校网络中心和各单位将最初制作的主页以及历次更换的主页内容以电子方式报送档案馆,由档案馆统一刻制光盘保存,以期反映学校及各单位主页制作、更换的历史。

5. 图形、图片类

(1)各单位用数码相机拍摄或扫描仪器扫描的有归档保存价值的重要活动内容和人物照片。

(2)各单位举办展览或出版的画册定稿后的电子版。

(3)本校建筑物基建图纸的CAD文件及本校教师形成的各种工程设计、建筑设计、城市规划设计或产品设计图纸的CAD文件及CAD图形制作软件。

(二)电子文件归档方式

1. 逻辑归档:具有稳定可靠的网络环境、严密安全的管理措施以及对内容重要的电子文件制作了纸质版本的单位,可以直接向校档案馆实施逻辑归档。其基本要求是:

(1)电子文件归档操作由具体经办人完成,办理完毕的电子文件要注明标识。

(2)档案馆专职档案员要会同各单位兼职档案员设定查询归档电子文件的权限。

(3)各单位兼职档案员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上,服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。

(4)归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。

(5)局域网内部要有可靠的安全防范措施,系统设备更新时,必须制定严密的数据转换办法,确保数据准确无误并能在新系统中运行。

(6)各单位设备更新时要及时做好数据向新设备的转换工作,做好数据更新记录,将转换后的新数据向档案馆移交归档。

(7)电子文件归档后,专职档案员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

2. 物理归档:各单位兼职档案员要及时将应归档的电子文件以光盘等载体向校档案馆实施物理归档。物理归档的基本要求是:

(1)各单位要按照本办法第四章中“电子文件归档范围”的要求,同时参照本单位纸质档案归档范围,制定本单位电子文件归档范围与归档计划。

(2)各单位兼职档案员应根据归档范围,在电子文件产生时须对应归档电子文件标注一定的标记(文件题名、形成日期、编号等)。

(3)各单位办理完毕的电子文件,应及时拷贝到不可擦写型光盘等载体上。载体上应标注文件内容、类别、存入日期等,如有密级的还应标明密级。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件,均应及时完成物理归档。物理归档的电子文件仍要在单位计算机硬盘或光盘上保留一年后方可销毁。

(4)各单位兼职档案员应填写《西北民族大学归档电子文件登记表》(见附件一),与光盘、录像带一同移交档案馆。

五、归档电子文件的移交

(一)归档电子文件的移交时间

各单位的电子文件应在每年六月底前归档并向档案馆移交;数据库数据文件可视情况按月或季度向档案馆移交。

(二)归档电子文件的检查和验收

档案馆接收归档电子文件时,要对应归档的每套载体及其技术环境进行检查和验收,包括对电子文件真实性、完整性、有效性的检查及确定的密级、划定的保管期限等。检验合格后,方可进行交接,并由建档单位和档案馆填写《西北民族大学归档电子文件移交、接收检验登记表》(见附件二)。

(三)归档电子文件的检验项目

1. 载体有无划痕,是否清洁;

2. 有无计算机病毒;

3. 核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及手续是否完备;

4. 核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;

六、归档电子文件的整理

(一)归档电子文件的整理方法

归档电子文件按照《西北民族大学〈归档文件整理规则〉实施办法》进行整理,以“件”为单位(每张光盘为一件,其他载体类同)。

(二)归档电子文件的整理步骤

1. 把归档电子文件按载体分类,编制档号。档号编制方案为:全宗号(71)—EA(电子档案缩写)—年度—分类号(载体类型代码)—件号。电子文件分类后,按存放载体存入专用装具。

2. 将档号、题名、责任者、文号、文件形成时间、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录项目输入档案管理数据库。归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

3. 归档电子文件的保管期限

电子文件的保管期限按我校制定的党群等11大类档案立卷归档工作细则的有关规定执行。

七、电子档案的保管、利用和统计

(一)电子档案的保管

1. 归档电子文件移交到档案馆后,档案馆要复制三套,一套封存保管,一套查阅利用,一套异处保存。

2. 对接收入库的电子档案,每两年抽检一次,抽检率不能低于50%。所有被抽检的电子档案均要填写《西北民族大学电子档案抽检登记表》(见附件三)。

3. 对在抽检中出现的问题可按下列步骤进行处理:

(1)当计算机硬件设备和软件运行环境更新时,应确认其与库存载体的兼容性;如不兼容,由档案馆负责对归档电子文件进行复制转换工作。

(2)电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。相同条件下,要优先考虑载体的可靠性和先进性。

(3)录像带、磁带、磁盘等磁性载体上的归档电子文件,每4年复制转换一次,原载体保存时间不少于1年;需抢救的光盘应及时复制,原载体保存时间不少于4年。

4. 保管的电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段。电子档案载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,温度控制在17℃-20℃;相对湿度控制在35%-45%,距离强磁场10米以上。

(二)电子档案的利用

1. 所有电子档案由档案馆负责按规定向用户提供利用。所利用的电子档案均为公开利用电子档案的复制件。封存的电子档案不得利用和外借。

2. 利用电子档案时须遵守保密规定。

(三)电子档案的统计

电子档案的统计由档案馆负责按年度进行。

八、本办法的具体应用问题由西北民族大学档案馆负责解释。

  九、本办法自公布之日起施行。在实施过程中根据工作需要和各单位反映情况逐步进行补充、修订和完善。

 

附件:    1.西北民族大学归档电子文件登记表(一)

fj1.docx         西北民族大学归档电子文件登记表(二)

         2.西北民族大学归档电子文件移交、接收检验登记表 

fj1.docx 

             3.西北民族大学电子档案抽检登记表

fj3.docx

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