回到首页>>

西北民族大学实物档案管理办法

发布时间:Tue Apr 22 11:39:52 CST 2014    点击率:336    文章来源:

 

第一条  为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用实物档案,依据《中华人民共和国档案法》制定本办法。
第二条  本办法所称的实物档案,是指以便于保管的物质实体为载体,反映学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中的历史真实面貌,对学校和社会有珍藏和利用价值的特定物品。
第三条  实物档案管理是学校档案工作的一项重要内容,各单位负责档案工作的领导及兼职档案员,要认真做好实物档案的归档工作,将在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等各项活动中产生的珍贵的、有价值的实物档案完整地保存下来。
第四条  实物档案采取分级管理的原则。能够全面反映学校真实历史面貌且具有保存和利用价值的实物档案,集中存放档案馆;反映学校局部面貌并具有保存价值的实物档案,则存放在各部门。
第五条  实物档案的管理级别由档案馆确定;实物档案的归档工作由档案馆进行监督、检查和指导。
第六条  实物档案属学校财产,任何部门不得违反实物档案分级管理的原则;任何个人不得把实物档案据为己有。
第七条  凡属档案馆统一保存的实物档案,有关部门如有需要可以办理借出手续,但时间不得超过半年,逾期不交还者,学校给予通报批评;所借实物档案在陈列中如有损坏、遗失等情况,借用单位应按其价值予以经济赔偿。
第八条  实物档案必须科学管理,有序存放,并要编制系统、完整的案卷目录和检索工具,做到查找方便。
第九条  保存实物档案的库房要有必要的防护措施,专职档案员必须严格执行安全和保密制度。
第十条  馆藏实物档案的归档范围
(一)中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画。
(二)学校及各学院、各职能部门不同时期的印章。
(三)学校从事教学、科研、管理、对外服务和文艺、体育比赛中获得的省、部级及以上级别的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书等。
(四)在国际交往中,国际友人赠送的纪念品,包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。
(五)中外校友、民族、宗教界知名人士赠送学校的各种有保存、珍藏和利用价值,且便于保管的特定物品(包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等)。
(六)学校根据特殊需要通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品。
(七)反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证、学位证、校徽、纪念章等(样品)。
第十一条  馆藏实物档案的一级类目采用类目名称汉语拼音的第一个字母  “SW”(即“实物”拼音—ShiWu的缩写)。馆藏实物档案的二级类目是对一级类目的细分,按实物档案的下列形式进行设置:题词、字画(代码为:11);奖旗(代码为:12);证书、奖状(代码为:13);印章(代码为:14);牌匾(代码为:15); 奖杯、纪念杯、纪念盘(代码为:16)校徽、纪念章、奖章、纪念币(代码为:17);其它类(代码为:18)。
第十二  条馆藏实物档案档号的编制
    全宗号+年度+类目号(一级类目+二级类目)+实物编号
    模式如下:
    71—2008—SW 11-1~n            注:实物编号按本办法中第十条设置的八种形式分别编流水号,年度用自然年度。
第十三条  学校各单位建立实物档案后,将属于馆藏档案范围的实物档案于次年五月底之前向档案馆移交。
第十四条  西北民族大学馆藏实物档案的保管期限一律为永久。
第十五条  本办法由西北民族大学档案馆负责解释。
第十六条  本办法自公布之日起执行。

第1/1页    共1条记录 首页 上一页 下一页 尾页