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西北民族大学科研档案管理办法

发布时间:Tue Apr 22 12:02:12 CST 2014    点击率:392    文章来源:

第一章 总

第一条  为加强我校科研档案工作,充分发挥科研档案在学校建设中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和教育部第27号令《高等学校档案管理办法》等规定,结合我校实际,特制定本办法。

第二条  科研档案是我校教职工在教学研究、科学研究的管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。科研档案必须实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

第三条  科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分,是科研活动的重要环节,必须将其纳入到科研计划、规划、管理制度和有关人员职责范围之中,与科研计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合,实行科研工作和建档工作“四同步”管理。“四同步”即:下达计划任务与提出归档要求同步;检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步;验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步;上报登记、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

第二章 科研档案的归档范围和保管期限

第四条  科研档案的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等六个阶段。各阶段档案的具体归档范围和保管期限见《西北民族大学科学研究类档案立卷归档工作细则》。

第五条  归档的重点:学校承担的科研项目(课题)在各个阶段形成的不同载体的文件材料,特别是研究实验阶段形成的研究成果依据的原始材料。归档的材料必须反映科研管理、科研项目(课题)活动的全过程,保证科研档案的完整、准确、系统。

第六条  不列入归档范围的材料:

(一)上级关于科研工作的普发性文件和不需要学校具体办理的文件;

(二)上级关于科研工作的未定稿文件、未生效合同及协议书;

(三)无查考利用价值的事务性、临时性文件;

(四)校内其他单位发来的与科研工作无直接关系的文件;

(五)校外单位的交换材料。

第三章  科研档案归档办法

第七条  坚持实行科研文件材料形成部门和项目(课题)组立卷归档制度。

第八条  科研档案分类号为KY。

(一)根据科研项目材料的内容和形成情况,具体分类编号如下:

1. 科研综合(文件):分类编号KY11(以件为单位按年度归档)

2. 项目材料:

(1)KYW人文社科项目(以卷为单位按项目归档)

A科研准备阶段:分类编号KYW12—1

B科研鉴定阶段:分类编号KYW12—2

C申报奖励阶段:分类编号KYW12—3

D推广应用阶段:分类编号KYW12—4

(2)KYL自然科学项目(以卷为单位按项目归档)

A科研准备阶段:分类编号KYL12—1

B科研实验阶段:分类编号KYL12—2

C科研鉴定阶段:分类编号KYL12—3

D申报奖励阶段:分类编号KYL12—4

E推广应用阶段:分类编号KYL12—5

(二)科研类档案号=年度+分类号+项目编号(即档号、案卷号)

模式如下:

2008-KYW12  XX

                        

                科研项目编号(即档号、案卷号)

       科研类档案分类号

 年度

第九条  科研档案的立卷程序和整理组卷

(一)凡学校立项的科研项目(课题),由学校科研处和各项目(课题)组,按照归档范围整理科研工作各阶段的有关文件材料。当项目(课题)完成后,兼职档案员(各单位负责科研档案归档工作的人员)将形成积累的全部文件材料按归档要求汇总整理成卷。

(二)组卷原则是:遵循科研文件材料形成的规律;保持其有机联系;便于利用查考。并根据科研文件材料的内容、价值、数量和不同载体形式等实际情况,将科研项目(课题)的归档材料按项目(课题)进行系统整理,视其材料多少,按阶段依次组成一题一卷或一题数卷。

(三)将最能反映项目(课题)概况的科研文件材料,如开题文件、鉴定、验收、成果申报与获奖材料等整理组成一卷或数卷。由于总结、鉴定、验收材料在项目(课题)全部材料中处于重要地位,所以,将其排放在项目(课题)全部归档材料之首,其余归档材料按各阶段顺序依次系统整理组卷。

(四)内容不可分的科研文件按以下要求排列:正文在前,附件和原稿在后;传真件在前,复印件在后;批复在前,请示在后。

(五)在整理的过程中,不同年度的文件一般不放在一起整理,综合类按自然年度组卷,项目(课题)按完成年度组卷。

第十条  科研档案的归档要求

兼职档案员完成组卷工作后,通知档案馆由专职档案员前往具体单位进行检查指导。需归档的材料确定无误后,再按要求进行归档。具体归档要求如下:

(一)归档的科研文件材料必须使用激光打印机打印;所有签字、修改须使用碳素笔传真件、复写件不能直接存档,须复印在A4纸张上。上述材料均要求格式统一、字迹工整、图样清晰

(二)所有文件材料幅面均以A4纸张为标准,凡幅面不够A4的请务必使用A4纸张背贴;大于A4且无字迹的应裁切,有字迹的要折叠。对破损的科研文件材料要进行修补。

(三)科研管理部分(KY11)的文件材料按顺序编写页码,无论单面或双面只要有书写文字的,均应一面编写一个页码,每份文件页码均从“1”开始,页码位置在非装订线一侧的上角。档案馆在每份文件材料第一页的右上角加盖归档章,并按要求填写各项内容。

(四)兼职档案员按档案馆编制的归档文件目录格式,依次填写每份文件的文号、责任者(作者)、文件标题全称(对主题词须加着重号)、日期和文件起止页码。

(五)兼职档案员按要求填写备考表后在“整理人”一栏签名;专职档案员对档案质量进行审核后在“检查人”一栏签名。

(六)各归档单位参照档案馆下发的档案保管期限表和学校保密委员会下发的密级划分表,确定归档材料的保管期限,标明保密级别。

(七)各归档单位兼职档案员(移交人)、监交人、主管领导和档案馆接收人、监收人、主管领导在档案馆专职档案员事先填写好的档案移交接收目录上签字、盖章后正式归档。移交接收目录由双方各执一份备查。

第十一条  科研档案的归档时间

(一)科研处负责的科研管理性文件在次年4月底前归档;研究项目(课题)在该项目(课题)结项并经鉴定验收后三个月内归档。

(二)已申报但因故中断或停止的研究项目(课题)材料暂不归档。直至该项目(课题)恢复研究并且正式结项,经鉴定、验收后再归档。

第四章  科研档案的管理和利用

第十二条  档案馆将归建的科研档案按要求用不锈钢夹装订并装入档案盒进行保管。

第十三条  档案馆按照《西北民族大学档案管理保密规定》等制度,做好科研档案的防盗、防火、防光、防尘、防虫、防潮、防鼠、防霉工作和保密工作,保证科研机密及档案安全。

第十四条  档案馆对科研档案每年进行1—2次库藏总量、分类量及工作状况、利用情况的统计。

第十五条  档案馆根据科研档案保管期限表和价值,定期做好其鉴定、销毁工作。

第十六条  档案馆编制科研档案检索目录或内容摘要等,以便查阅利用。同时做好利用效果登记工作。

第十七条  科研档案的查、借阅,须执行《西北民族大学档案查、借阅制度》。科研档案的利用者须持有效证件向校档案馆办理有关手续,同时,须征得建档部门(科研处主要领导)批准、项目(课题)组主要负责人同意后,方可利用其所需档案。档案馆要认真做好查、借阅登记工作。

第五章  附则

第十八条  本办法由西北民族大学档案馆负责解释。

  第十九条  本办法自公布之日起施行。在实施过程中,根据工作需要和实际情况逐步修订和完善。

 

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