回到首页>>

西北民族大学《归档文件整理规则》实施办法

发布时间:Tue Apr 22 10:52:09 CST 2014    点击率:383    文章来源:

第一条  为适应档案管理现代化需要,规范本校归档文件整理方法,提高工作效力,依据《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/T22—2000),结合我校实际,制定本《办法》。    

第二条  本《办法》适用于党政机关、事业单位在其职能活动中形成并已办理完毕,作为文书档案保存的纸质文件材料的整理。    

第三条  本办法规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、装盒等一系列具体整理方法。

第四条       归档文件的整理单位  

一、文书类:

(一)         归档文件以“件”为单位进行整理,一般以一份文件为一件;

(二)         文件的正本与定稿合为一件;  

(三)         正文与附件合为一件;  

(四)         原件与复印件合为一件;  

(五)         转发文与被转发文合为一件;  

(六)         同年度内相关的请示与批复、报告与批示、函与复函各合为一件;跨年度的请示与批复、报告与批示、函与复函各为一件;  

(七)         文件处理单与相关文件合为一件;  

(八)         报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式,一个自然本(册)为一件。

二、教学类:

(一)         新增专业申报表及学位授予权学科专业简况表等一律按专业各为一件;

(二)         招生名册按省(区、市)各为一件,相应的复印件各为一件;

(三)         本、专科学生成绩按各院专业班级为一件;

(四)         本科生毕业论文按各院专业班级为一件,研究生学位论文按自然本(册)为一件;

(五)         研究生、成人教育毕业生登记表按专业班级各为一件(目录中必须打全姓名);

(六)         报表、名册、会议记录等按其本来的装订方式,一个自然本(册)为一件。

第五条      归档文件的装订

(一)         凡归档文书类文件统一按“件”进行装订。

(二)         除学生成绩和毕业生论文外,其余教学类归档文件均按其整理单位按“件”进行装订。

(三)         装订文件之前,应先检查其是否齐全完整。有缺张少页或附件等不齐全的应补齐;有破损的应予修整;有字迹模糊或易褪变的应予恢复或复制;重要的传真件必须复制;纸张大于A4标准的应按A4标准进行折叠或裁切,纸张小于16开标准的应按A4标准进行背贴。在进行上述工作的同时,要注意剔除多余的重份文件和不必要的复制件,各类文件归档范围不变。

(四)         一份文件由几部分组成,装订时按下列方法排序:

1.正本在前,定稿在后;

2.正文在前,附件在后;

3.原件在前,复制件在后;

4.转发件在前,被转发件在后;

5.请示与批复作为一件时,批复在前,请示在后;

6.不同文字的文本,中文文本在前,外文文本在后;汉文文本在前,少数民族文字文本在后;原文本在前,译文本在后;

7.文书处理单需保留的,置于相关文件之前,按文件首页对待;

(五)         装订文件时尽量把四边都取齐,至少把左边与下边分别对齐。

(六)         列为短期保存的文件及本来已装订成册的刊物、书籍、会议记录、介绍信存根、报表、名册等,可以保持原貌,不再拆开重新装订。

(七)         列为永久和长期保存的文件,采用不锈钢夹或线绳进行装订。使用不锈钢夹装订时,为减少厚度,单号文件(指在盒内的排列顺序号)在左上侧2厘米处装订,双号文件在左上侧4厘米处装订,一份文件使用一个钢夹;使用线绳装订时,统一采用“三孔法”在距左侧边沿⒈2厘米处装订,中孔取纸张的中点,上下孔各距中孔7厘米。文件太薄,如不便于使用钢夹或线绳装订时,可使用少量胶水按“三孔法”装订的位置逐页粘贴;文件过厚不便于使用钢夹时,可采用“三孔法”进行装订。

第六条      归档文件的分类

我校归档文件基本采用 “保管期限 — 年度— 机构”分类法,此方法适用于内部机构较多、分工较细、文件量大的单位,其具体操作方法是:

第一步,把归档文件按保管期限分开。

第二步,把同一保管期限内的文件按年度分开,其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料,放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度。

第七条      归档文件的排列编号

(一)归档文件在分类方案的最低一级类目内进行排列。

(二)一般按照文件的形成时间或文号的先后顺序排列。

(三)同一事由、同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程度进行排列。

(四)不同事由、不同事件、不同问题的文件材料,按事由、事件或问题结束的时间顺序、共同属性或重要程度进行排列。

(五)会议文件、统计报表等成套性文件材料应分别集中排列在一起。

(六)因故在整理时未能及时归档的文件,归档后可将其排列在相应类别的最后,并在备考表中加以说明。

(七)教学类单位文件材料均按《实体分类法》教学档案分类号进行分类排列。

(八)为装盒方便,各单位在整理文件时每卷文件的厚度不应超过3厘米。

(九)各单位移交归档文件时应提供不同分类期限的文件数。

(十)所有文件按要求装订、分类、排列完毕之后,即应进行编号,以固定分类、排列次序。排列次序如下:

⒈编页号:正面编在右上角,背面有文字图表的编在左上角,每份文件均从“1”开始编写页号。

⒉编件号:按照归档文件的分类体系和排列顺序逐件编写在归档章的相应栏目内。

⒊加盖并填写归档章:在每份文件首页上端靠右的空白处加盖归档章并填写各项目。

第八条      编制归档文件目录

(一)凡归档文件在装订、分类、排列、编号完毕之后即应根据相应的分类体系和排列编号顺序逐件编制归档文件目录。

(二)根据机构的排序,按永久、长期、短期各一个流水号,分别编制归档文件目录。

(三)每卷(盒)文件均新起一页再连续编写。新起页时应在“题名”栏第一行正中显著位置标出机构名称、具体年度,如“人事处”“2002年”等;教学类文件还应标明档案分类号,如JX11 综合等,分两行填写。

(四)凡已归档案均编制归档文件目录一式四套(附电子文本),一套作为备查,一套作为日常查档使用,一套装入档案盒,一套留建档单位备查。

(五)归档文件目录为竖式, “题名”栏第一行机构名称和年度为小四号黑体字,从第二行起均用五号黑体字填写,其它项用小五号黑体字填写。各项目的填写方法如下:

⒈件号:填写归档章内的“室编件号”。

⒉责任者:填写制发文件的机关或个人的姓名,一般以文件的盖章或署名为准,机关应填写全称或通用简称,两个以上责任者请用六号黑体字。

⒊文号:填写文件的发文字号,包括代字、年度和文件发出的顺序编号,一般不得省略其中的某一部分。

⒋题名:照录文件标题,不得省略或变更;每格最多只能填写两行,无标题或标题不能揭示文件内容的文件,要自拟标题填写,外加“[ ]”以示自行拟制。

⒌日期:填写文件的形成时间,一般以落款为准,以8位阿拉伯数字标注年、月、日。如2001年5月2日、2001年11月8日分别标注为20010502和20011108,分两行填写,即年份在上,月、日在下。

⒍页数:填写每份文件的总页数,总页数以每份文件的最后一个页号为准。教学类成绩和毕业论文等多份材料为一“件”的在此栏应填写份数。

⒎备注:必要时简要注释文件需要说明的某一特殊情况,需要说明的内容较多时应填写在备考表内。

(六)归档文件目录编制好后,应按套分别装订成册。

⒈每本目录均应自“1”开始统一编写页码,并编制相应的目录,以便于检索。

⒉每本目录的厚度不超过2厘米。

⒊每本目录装订时均要使用统一样式的归档文件目录封面,封面各项目填写的方法要求如下:

a.全宗名称:填写立档单位的全称或通用简称。

b.年度:填写本目录所登录文件的形成年度,如:“2001”、“2001—2003”等。

c.保管期限:根据目录中所登录文件保管期限,直接填写永久、长期或短期。

d.“机构”:采用本《办法》分类编号方法整理归档文件,此栏不填写。

⒋补充文件目录排在相应类别和年度的最后,并在目录上贴上表明“补充文件”的标签。

第九条       归档文件装盒

(一)我校采用机构分类方法排列、编号、编目,按照永久、长期、短期三个编号顺序分别装盒。不同保管期限的文件不得混合装盒。

(二)一盒文件装好后,即应在文件后面放置备考表。备考表内所设各项目的填写方法如下:

1.盒内文件情况说明:填写盒内归档文件需要说明的情况,包括文件的齐全完整程度、损坏情况以及整理归档后修改、补充、移出、销毁的情况等。

2.整理人:填写整理归档文件人员的姓名。

3.检查人:填写归档文件整理质量人员的姓名。

4.日期:填写归档文件整理完毕的日期。

(三)档案盒封面和盒脊(底)各项目的填写方法如下:

1.全宗名称:填写立档单位的全称或通用简称。

2.全宗号:按同级国家综合档案馆给定的全宗号填写,未给全宗号的暂时空置。

3.年度:填写盒内归档文件的形成年度。

4.保管期限:填写盒内归档文件的所属保管期限,用汉字全称书写,即“永久”、“长期”、“短期”。

5.机构:如本单位每个内部机构的文件比较多,可以单独装盒 ,此项填写;如本单位每个内部机构的文件比较少,多数盒都装了若干个内部机构的文件,此项不填写。

6.起止件号:在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最后的文件件号,之间用“—”号连接,馆编栏空置。

7.盒号:在档案移交进馆时按进馆要求编制。

第十条       凡归档文件整理所用的各种材料,均应符合国家有关档案保护的规定,整理过程中应最大限度地维护归档文件原貌,不使其受到损坏。

第十一条   本《办法》自公布之日起施行。

第十二条   本《办法》由西北民族大学档案馆负责解释。

第1/1页    共1条记录 首页 上一页 下一页 尾页